OTOMASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

SISTEM INFORMASI KOMPUTER

OTOMATISASI PERKANTORAN

DAN SISTEM PAKAR

Kemajuan teknologi  yang sudah berkembang  sangat pesat terutama dalam sistem informasi  dengan adanya komputer lebih mempermudah manusia mencari informasi disegala tempat dari berbagai dunia .

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Computer (CBIS).

Computer Based Information System  atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu Sistem Informasi. Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan. Computer based merupakan istilah peranan dari komputer. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa system informasi berbasis computer adalah system pengolah suatu data yang berkualitas dan di pergunakan untuk membantu mengambil sebuah keputusan dan untuk menentukan peranan teknologi dalam kehidupan

Pengertian Otomatisasi Komputer

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien Pada tahun  1996  mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Otomatisasi pertama kali di kenal pada tahun 1960 saat  IBM menciptakan istilah istilah pada divisi komputer. Pada tahun 1964 IBM memasarkan Magnetic tape atau mesin ketik yan dapatmengetik kata kata yang telah di rekam  secara otomatis. "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Pada tahun 2000 waluyo menegaskan  otomatisasi komputer di mulai dengan berkembangnya teknologi informasi yang berfungsi sebagai alat bantu di perkantoran.

   
   

Tujuan Otomatisasi Komputer

•          Meminimalkan pengeluaran pada biaya, kenapa menghemat biaya karna segala sesuatu bisa       di cari dan di akses di komputer jadi lebih memudahkan pekerjaan yang berat.
•          Pemecahan masalah kelompok
•          Pelengkap bukan pengganti,
•         Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan                 internet, serta satelit.
•          Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor,
•          Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
•          Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Manfaat Otomatisasi Komputer

Manfaat yang didapat oleh prusahaan adalah  sebagai berikut:

o   Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan

mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

o   Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga

perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

o   Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda

o   penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang

bertambah.

o   Pemecahan masalah kelompok/tim.

o   Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya

o   sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

o   Sebagai pelengkap bukan pengganti.

o   Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua

o   komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka,

o   percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya

melengkapi komunikasi tradisional.

o   Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

o   Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik

dan lebih cepat

Fasilitas dalam Otomatisasi Komputer

             Pasilitas dalam otomatisasi komputer terbagi menjadi tiga bagian.

11. Dilihat dari tenaga penggeraknya

22.  Dilihat dari car kerja dan komponen mesinnya

33.  Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah

                mpengaruhi peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah adalah berikut:

•          Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

•          Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

•          Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Pengguna Otomatisasi Komputer

          Terdapat 4 otomatisasi dalam penggunaan komputer yaitu:

11.       Manager sebagai penanggung jawab atas pengellaan sumberdaya  perusahaan

22.       Profesional  memberikan atau menyumbangkan ke ahliannya untuk sebuah perusahaan

33.       Sekertaris  bertugas untuk membuat atau mengatur jadwal pertemuan  dan hala hal umum lainnya.

44       Pegawai administratif melaksanakann tugas tugas dari sekertaris seperti potocopyberkas  benebuat      dokunmen dan menyimpan dokumen.

    

     Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran 

            terdapat 3 hal dalam penerapan otomatisasi perkantoran 

   1.Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

       pada tahap ini terdapat tiga tahapan 

•   Tradisional : penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas
•   Transisional ; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan,  
•    Transformasional ; merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh : teleconference, videoconference dan lain-lain.

 2.Cara Menerapkan (Virtual Office) 

      a. Menyediakan sumber daya komputer

      b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 

      c. Menyediakan perlengkapan non komputer 

      d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan 

      e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

      f. Membuat jadwal pertemuan reguler

      g. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratu

 3. Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis 

          Penerapan kantor virtual dalam dunia bisnis memiliki beberapa manfaat yaitu sebagai berikut : a. Lebih fleksibel 

b. Hemat biaya

c. Banyak pilihan pekerjaan

d. Penghasilan tak terbatas

e. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

4.Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual 
          Keuntungan dari kantor virtual :
                   a. Pengurangan biaya fasilitas 
                   b. Pengurangan biaya peralatan
                   c. Jaringan komunikasi formal 
                   d. Pengurangan penghentian kerja
                   e. Kontribusi sosial

          Kerugian dari kantor virtual :
                   a. Rasa tidak memiliki
                   b. Takut kehilangan pekerjaan
                   c. Semangat kerja yang rendah
                   d. Ketegangan keluarga

    Model Otomatisasi Perkantoran
i    gambar di bawah ini adalah bentuk flowchat atau gambar dari model otomatisasi perkantoran.
            

  

                  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.

     

     Penggunaan Peralatan dalam Otomatisasi Kantor

              dalam penggunaan peralatan otomatisasi komputer dapat sayasimpulkan  menjadi beberapa bagian yaitu

 1.Dilihatdari pergerakan nya:

 a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia

 b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai

2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya
 a. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya
b. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel

3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
 a. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, dan asalah pensil
 b. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah pembuka surat mesin penjilid, hectmachine, pemotong kertas, dan pencatat uang kas
 c. Mesin-mesian untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin jumlah, mesin hitung, dan komputer
 d. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan diantaranya adalah mesin stensil,mesin stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet, mesin offset, dan berbagai mesin cetak
 e. Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan diantaranya adalah telepon, dan interphone, teleprinter, dan facsimile
 f. Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keteragan diantaranya adalah mikrofilm, penghancur kertas, dan pelubang kertas/kartu (perforator)
         
             Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor
            otomatisasi yang di butukan perkantoran adalahsebagai berikut.
1. Pengolahan Kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
6. Konferensi Video
 konfigurasi dasar konferensi video berdasarakan sinyalnya adalah :
 - Video satu arah dan audio satu arah
 - Video satu arah dan audio dua arah
 - Video dan audio dua arah
 7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
8. Transmisi Faxsimili (Facsimile Transmission)
9. Pencitraan (Imaging)
10. VideoText Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:
 - menciptakan file videotext pada komputernya sendiri
 - berlangganan jasa videotext
 - memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain
11. Desktop Publishing (DTP)

                     


                                                                     Sistem Pakar
              sistem pakar adalah menirukan metodologi dan kinerja seorang manusia yang ahli dalam bidang atau domain tertentu yang spesifik.(Setiawan, 1993). Sistem pakar adalah program pemberian nasehat (advice giving) atau program konsultasi yang mengandung pengetahuan dan pengalaman yang dimasuki oleh satu atau banyak pakar kedalam satu domain pengetahuan tertentu. Agar setiap orang biasa memanfaatkannya untuk memecahkan suatu masalah. (Suparman,1991).

      Kelebihan Sistem Pakar
      beberapa kelebhan sistem pakar antara lain yaitu
Memungkinkan orang awam bisa melakukan pekerjaan seorang pakar.
 • Meningkatkan produktivitas kerja dengan jalan meningkatkan efisiensi pekerjaan.
 • Menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan atau masalah yang kompleks.
 • Menyederhanakan beberapa operasi.
 • Pengolahan berulang-ulang secara otomatis
. • Tersedianya pengetahuan pakar bagi masyarakat luas


Kelemahan Sistem Pakar
 Sedangkan kelemahan sistem pakar yaitu:
 • Pengembangan sistem pakar sangat sulit, seorang pakar yang baik sulit diperoleh. Memedatkan pengeahuan seorang pakar dan mengalihkannya menjadi sebuah program merupakan pekerjaan yang melelahkan dan memerlukan biaya yang besar.
 • Sistem pakar sangat mahal untuk mengembangkan, mencoba dan mengirimkannya ke pemakai terakhir memerlukan biaya tinggi.
 • Hampir semua sistem pakar (expert system) masih harus dapatdimplementasikan dalam komputer besar, sistem pakar yang dijalankan pada komputer pribadi tergolong sistem apkar kecil dan kurang canggih.
 • Sistem pakar tidak 100 % menguntungkan karena produk seseorang tidak ada yang sempurna dan tidak selalu benar, oleh karena itu perlu dikaji ulang secara teliti sebelum digunakan.


                 Tahapan-tahapan pengembangan sistem pakar

        Bentuk Sistem Pakar
        bentuk dari sstem pakar terbagi menjadi 4bagian:

•  • Berdiri sendiri. Sistem pakar jenis ini merupakan software yang berdirisendiri tidak tergantung dengan software yang lainnya
• . Sistem pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkandung didalam suatu algoritma (konvensional), atau merupakanprogram dimana didalamnya memanggil algoritma subrutin lain(konvensional).

•  Menghubungkan ke software lain . Bentuk ini biasanya merupakan systempakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya
•  • Sistem Mengabdi. Sistem pakar merupakan bagian dari komputer khususyang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu. Misalnya sistem pakar yang digunakan untuk membantu menganalisis data radar.

           Struktur Sistem Pakar  
Dalam structur pakar terdapat dua hal  yaitu  lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment). gambar di bawah ini adalah bentuk grafik lingkungan konsultasi dan lingkungan pengembangan.

         

        Struktur Sistem Pakar
 Basis pengetahuan berisi pengetahuan-pengetahuan dalam penyelesaian masalah, tentu saja di dalam domain tertentu. Ada 2 bentuk pendekatan basis pengetahuan yang sangat umum digunakan, yaitu :

Cara representasi sistem pakar
 Ada tiga teknik cara representasi dalam sistem pakar, yaitu:
 Production rule,
 Adalah model ide dasar dari sistem yang mempresentasikan pengetahuan dengan bentuk pasangan kondisi-aksi (jika-maka). Semantic network, Merupakan gambaran grafis dari pengetahuan yang terdiri node atau simbol dan hubungan atau link yang memperhatikan hubungan hirarkis antar objek.

.

Kategori umum dari sistem pakar

·          

Model konseptual sistem pakar

Basis pengetahuan merupakan komponen yang berisi pengetahuanpengetahuan yang berasal dari pakar. Berisi sekumpulan fakta (fact) dan aturan (rule). Fakta berupa situasi masalah dan teori tentang area masalah. Aturan adalah suatu arahan yang menggunakan pengetahuan untuk memecahkan masalah pada bidang tertentu.

 • Mesin inferensi adalah komponen yang menjadi otak sistem pakar. Bagian inilah yang berfungsi melakukan penalaran dan pengambilan kesimpulan.

 • Fasilitas penjelas merupakan komponen yang berfungsi untuk memberikan penjelasan kepada pemakai yang memintanya. Jenis pertanyaan ;ang dapat ditangani biasanya berupa “Mengapa” dan “Bagaimana”. Tidak semua sistem pakar menyediakan bagian ini. Contoh berikut mem-berikan gambaran tentang penjelasan oleh sistem pakar.

 • Antarmuka pemakai merupakai bagian yang menjembatani antara sistem dan pemakai. Melalui bagian inilah pemakai berkomunikasi dengan sistem.

contoh sistem di otomatisasi perkantoran adalah

1. komputer sebagai saran informasi  mempermudah  pengerjaan di kantor

Daftar Pustaka

 http://fairuzelsaid.com/konsep-sistem-pakar/ https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor. http://nove82.blogspot.co.id/2014/10/otomatisasi-perkantoran-a.html